Digital tjänst

Postportal

Digital lösning för utskick av digital och fysisk post, REK och SMS, med effektiv distribution och spårbarhet.

Om Postportal

Postportal är en digital lösning för hantering av utskick av post (digital eller fysisk), REK och SMS. Tjänsten effektiviserar distribution och ger full spårbarhet genom hela flödet.

Med Postportal kan kommunen digitalisera utskick av post, oavsett om mottagaren har en digital brevlåda eller ej.

Lösningen minskar manuell hantering, förkortar handläggningstider och ser till att all post som går att skicka digitalt skickas digitalt.

Postportal är utvecklad av Sundsvalls kommun och finns tillgänglig som öppen källkod på GitHub.

Funktioner

  • Digital post - Skicka post digitalt till mottagare som har en digital brevlåda
  • Fysisk post - Om mottagaren saknar digital brevlåda triggas utskick av fysisk post istället
  • REK - Skicka digitalt REK till mottagare som är anslutna till Kivra, med signering och kvittens
  • SMS - Skicka SMS till en eller flera mottagare
  • Massutskick - Skicka till många mottagare på en gång genom att ladda upp en CSV-fil
  • Mottagarkontroll - Tjänsten kontrollerar automatiskt vilket leveranssätt varje mottagare kan ta emot
  • Historik - Se historik om alla dina skickade brev och SMS
  • Statistik - Följ upp utskick per förvaltning, till exempel fördelningen mellan digital och fysisk post
  • Administration - Eget administrationsgränssnitt för att hantera inställningar

Så fungerar det

Du loggar in i Postportal med kommunens ordinarie inloggning (single sign-on). Därefter väljer du typ av utskick - brev, digitalt REK eller SMS - och laddar upp det dokument som ska skickas som PDF.

Du kan välja att skicka post till enstaka mottagare eller göra massutskick. Enstaka mottagare registreras en och en med personnummer (privatpersoner) eller organisationsnummer (företag och föreningar), och tjänsten hämtar då automatiskt namn och adressuppgifter. När du gör massutskick laddar du i stället upp en CSV-fil med samtliga mottagare.

Innan utskicket sker gör tjänsten en automatisk kontroll av varje mottagare för att avgöra vilket leveranssätt som är möjligt. De mottagare som har en digital brevlåda kommer att få posten levererad där. Mottagare utan digital brevlåda får posten utskriven, kuverterad och levererad via ordinarie postgång - allt sköts av tjänsten utan manuell hantering.

Det går även att trigga utskick av digitala REK, vilket gör att du får återkoppling från mottagaren att denne läst och signerat brevet. Det fungerar endast för mottagare som använder Kivra som digital brevlåda och kostar 20:- per utskick.

All hantering loggas för att säkerställa spårbarhet och möjliggöra uppföljning. Under Mina utskick ser du historik och kvittenser för dina skickade brev, REK och SMS, och i statistikvyn kan förvaltningar följa upp sina utskick - till exempel hur stor andel som gått digitalt respektive fysiskt.

Öppen källkod och teknik

Postportal är byggd som en webbapplikation med ett användargränssnitt, ett administrationsgränssnitt och en backend som kopplar mot kommunens API-plattform. Samma installation kan delas av flera kommuner, där varje kommun loggar in med sin egen identitetslösning.

Källkoden är öppen och finns på GitHub. En teknisk beskrivning av lösningen, med länkar till samtliga ingående repon och API:er, finns på sidan Teknisk dokumentation.

Målgrupp

Medarbetare

Sektor

Alla verksamheter Kommunikation

Krav på verksamhet

  • Avtal med Digg för tjänsten Mina Meddelanden
  • Avtal med Kivra för REK (tillval)
  • Avtal med Telia för utskick av SMS (tillval)

Tekniska krav

  • Webbläsare för åtkomst till gränssnittet